Hos Samhall är ledningens genomgång numera en central del i arbetet att nå målen. Under de senaste åren har de genomgått en kulturförändring där ”måste” har bytts ut till ”vill”.

På Samhall har man gjort en resa. För fyra år sedan startades ett projekt för att gå från 20 lokala ledningssystem till ett. Nu har man fått en helhetssyn. Det finns t ex en rutin om avvikelsehantering, tidigare hade man 20.

- Och vi har ett forum för ledningens genomgång, berättar Bo Sjöberg, kvalitets- och miljöchef på Samhall.

Måluppfyllelse - nyckel till framgång
En viktig insikt är att ansvaret för företagets ledningssystem inte kan delegeras till kvalitetschefen, utan ligger hos ledningen. Det är ledningens ansvar att det fungerar.

- Ledningssystem handlar om måluppfyllelse och alla ledningar älskar måluppfyllelse, på så vis fångar man ledningens intresse och engagemang, förklarar Mats Eliasson, marknadsdirektör på Samhall.

Max 1 timme – fyra gånger om året
Samhall har även gått bort från det, nästintill vedertagna, kravet på att ha ledningens genomgång en gång om året. På Samhall görs det varje kvartal.

– Vi delar in punkterna allt eftersom de passar in i ledningens agenda och vi följer vår verksamhetsprocess tidsmässigt, Q1-Q4, med planering, revision, budgetarbete och uppföljning. Viktigt är att vi håller oss till max en timme varje gång för att få det effektivt - och intressant, förklarar Bo Sjöberg.

Flera i ledningen är själva processägare och ombeds därför att förbereda vissa punkter inför ledningens genomgång.

- Det skapar engagemang och kvalitetschefen undviker att ta över processägaransvaret, tipsar Bo Sjöberg.

Inför ledningens genomgång träffas även processägarna för att analysera och ta fram åtgärdsförslag till ledningen. Detta möte ägs av kvalitets- och miljöchefen.

Riskanalys ger fokusområden
Det finns även en riskanalysgrupp som arbetar löpande under året.

- Riskanalysen är ett bra verktyg för att ta reda på vad man ska göra först och varför, det genomsyrar allt vi gör, säger Bo Sjöberg. Det är lätt att tro att slutsatserna ska bli samma år från år, men slutsatserna kan ändras radikalt.

Utifrån riskanalysen bestäms fokusområden och ett frågebatteri som används vid de interna revisionerna.

- Här är det viktigt att tänka på hur man ställer frågorna, så att man inte får de svar man vill ha, påpekar Bo Sjöberg.

Internrevision har blivit förbättringsdagar
Även när det gäller de interna revisionerna har det skett en kulturförändring.

- Tidigare upplevde man sig drabbad av revision, nu efterfrågar avdelningarna och processägarna en förbättringsdag, förklarar Bo Sjöberg.

Därmed har man även slutat med att ”städa” inför att den interna eller externa revisorn ska komma.

- Det är ok att göra fel och det är bra att hitta dem. Ju fler fel vi hittar desto bättre kan vi bli, säger Bo Sjöberg.

Gör det som är bäst för företaget – certifikatet på köpet!
De senaste årens förändringar har fokus flyttats från certifikatet. Utgångspunkten är inte längre externa förväntningar som vad standarden eller externa revisorer kräver.

- Det är inte det som är det viktiga. Kunder och andra intressenter vill se att vi har ett fungerande system, att vi kan hålla vad vi lovar. Vi gör det som är bäst för företaget och ser det som att vi får ”certifikatet på köpet!”, avslutar Mats Eliasson.

Datum: 22 February 2010