Vilka blev effekterna av nya ISO 9001:2008, vilka är trenderna och hur ser utvecklingen ut med den nyligen uppdaterade vägledningsstandarden ISO 9004?

Flera ledningssystem blir ett verksamhetssystem
Det blir allt vanligare att slå ihop flera certifikat inom en koncern eller inom ett företag med verksamhet på olika orter. Inom samma bolag kan det finnas flera olika ledningssystem för samma standard, vilket ger överlappande internrevisioner och många olika ledningens genomgång. För att slå ihop certifikaten måste man slå ihop ledningssystemen.

- Ett företag orkar inte driva flera olika ledningssystem. Man vill ha helheten i bolaget, på samma vis som i den ekonomiska rapporteringen. Då får man ett helikopterperspektiv och ledningssystemet blir ett sätt att driva företaget, inte tvärtom, säger Magdalena Jenkinson, seniorkonsult och kursledare på DNV Business Assurance.

Fler krav i samma system ger vinster
Många företag får krav från sina kunder att leva upp till fler standarder, utöver kvalitets- och miljöledningsstandarderna. Några exempel är Informationssäkerhet (ISO 27001) , FSC (Ansvarsfullt skogsbruk enligt Forest Stewardship Council) och Energiledning (EN 16001).

- Här ser vi ytterligare motiv till att integrera systemen. Man gör ju bara jobbet en gång och då är det enklare med ett styrande ledningssystem istället för flera, säger Magdalena Jenkinson.

Förutom att det blir det smidigare att baka ihop kraven i ett integrerat ledningssystem, spar det även tid från organisationen.

- Annars får man ett stort antal interna revisioner på olika teman att planera in, t ex Miljö, Ekonomi, arbetsmiljöfrågor, informationssäkerhet. Nu kan man fokusera vid ett färre antal revisionstillfällen men med olika perspektiv, förklarar Magdalena Jenkinson.

Egna begrepp ökar tydlighet
Till viss del har standardens terminologi använts i ledningssystemen hos många företag. Nu börjar alltfler företag istället använda sina egna ord och begrepp. Det är viktigt att personalen förstår och känner igen sig, eftersom ledningssystemet är det sätt man styr företaget på.

- Ett positivt exempel är företaget som kallar sina interna revisioner för Förbättringsdagar – då förstår alla vad det handlar om, säger Magdalena Jenkinson.

Ekonomistyrning in i ledningssystemet

– En del företag tar även in ekonomistyrning i ledningssystemet, berättar Magdalena Jenkinson.

De ekonomiska nyckeltalen tas in i ledningssystemet och mäts och följs upp i samma forum som andra mål. Här kommer även frågor inom hållbarhet in, så som GRI-rapportering och kraven på företagets leverantörskedjor.

– Då kan man fatta faktabaserade beslut på helheten. Utvecklingen går mot att ledningens genomgång blir en business review där man utvärderar både processers effektivitet, ekonomi, kundnöjdhet samt hur personalen mår, spår Magdalena Jenkinson.

Effekter av nya ISO 9001:2008
Just nu jobbar många företag med att anpassa sina ledningssystem till den senaste utgåvan av ISO 9001 och de positiva effekterna börjar märkas.

- En av de stora skillnaderna är frågan ”Blev det bättre?” Det vill säga att man nu även ska följa upp effekten av de korrigerande/förebyggande åtgärderna. Inte bara rätta till och förhindra återupprepning, utan även kolla om åtgärden verkligen var effektiv, förklarar Magdalena Jenkinson.

Inom området ’outsourcade processer’ känner sig många fortfarande lite vilsna.

- Här är det viktigt att tänka på att det är företagen som etablerar tolkningen av standarden utifrån sin verklighet – sedan kollar revisorn att det är rimligt och att det fungerar, poängterar Anna-Karin Johansson, kursledare samt Kvalitets- och miljörevisor hos DNV.

Det som tidigare betraktat som ett inköp kan nu ha omvärderats till en ’outsourcad process’.

- Skillnaden vi ser är att när det hanteras som en process börjar man också styras den ett helt annat sätt med de vinster det ger, förklarar Tommy Aspekvist, kursledare samt Kvalitets- och miljörevisor hos DNV.

Vägledningen ISO 9004 = Management litteratur
Den uppdaterade vägledningsstandarden ISO 9004 har precis publicerats. Den berättar hur man ska gå tillväga och tar ett bredare grepp än ISO 9001, som är inriktad på kunden.

- Vägledningen liknar en managementbok. Man känner igen sig i begreppen, som t ex SWOT-analys, intressentanalys med mera, som kommer från managementlitteraturen. ISO 9004 har ett strategiskt perspektiv. Ett exempel är att vara en attraktiv arbetsgivare, jämfört med ISO 9001 där det handlar om att personalen ska ha rätt kompetens. ISO 9004 tar ett långsiktigt perspektiv och ligger i linje med hållbarhetsfrågorna.

I ISO 9004 finns även en mognadsskala i fem steg.

– Det är en mycket intressant tanke, att man som företag förbättrar sig stegvis, från ISO 9001 ”nivå 1” till ”världsklass”. Tidigare utgåvor av ISO 9004 har legat till grund för kommande utgåva av ISO 9001, så det kan bli en spännande utveckling!

Datum: 29 December 2009